Il ruolo della tecnologia nelle piccole e medie aziende pone spesso un dilemma: quando e quanta è necessaria? Questo perché, se da un lato semplifica la vita, dall’altro l’offerta di prodotti e servizi è talmente vasta da poter esaurire qualsiasi budget in fretta.

Per aiutarvi sciogliere il dubbio, ecco cinque scenari che indicano che è arrivato il momento di introdurre in azienda della tecnologia nuova, o di aggiornare l’esistente.

1. Separare lavoro e vita personale diventa sempre più arduo. Per i piccoli e medi imprenditori, il telefono e il computer aziendale sono anche quelli personali. I confini tra lavoro e vita privata spesso quindi si confondono fino a scomparire, con tutti gli effetti negativi che ciò comporta. Per aiutarvi a tracciare una linea di separazione, esistono numerose applicazioni che permettono di filtrare e reindirizzare le chiamate o le email in entrata.
2. Il vostro sistema per tenere le contabilità è un foglio Excel (quando non una busta piena di ricevute). Il bilancio di una piccola azienda non è certo quello di una multinazionale, ma avere dei conti in ordine e sotto controllo è altrettanto importante. Se in qualsiasi momento trovate difficile avere una visione chiara ed immediata dei conti, esistono online numerosi strumenti appositi.
3. La giornata di ventiquattro ore non basta più. Il titolare di una piccola azienda spesso ricopre tutti i ruoli, dal fattorino all’amministratore delegato, al capo del personale. Per tutti gli aspetto che assorbono molto tempo esistono strumenti che permettono di automatizzarli almeno in parte.
4. Non avete tempo per i social media. L’importanza di Facebook (e di altri social media) per le aziende è riconosciuta da tutti, ma spesso la loro gestione finisce in fondo alla lista delle cose da fare. Anche in questo caso però, molti aspetti possono essere automatizzati, per esempio pubblicare contenuti, rispondere agli utenti o monitorare ciò che si dice di voi nelle piazze virtuali.
5. Il vostro business sta crescendo troppo rapidamente. Anche se è un problema che molti vorrebbero avere, una crescita troppo rapida può creare problemi di gestione. In questo caso, prima di adottare nuovi strumenti sarà opportuna una revisione generale della tecnologia presente in azienda, per verificare se questa sia ancora adeguata alla situazione in mutamento.

Come scegliere ciò che fa al caso vostro?

Una volta capito che la tecnologia può aiutarvi, si tratta di scegliere gli strumenti più adeguati. Ecco sei consigli per farlo nel migliore dei modi.

• Non affidatevi alla prima soluzione che trovate, o alla più economica. La tentazione di risolvere il problema in fretta è forte, ma può avere conseguenze negative nel lungo periodo.
• Allo stesso tempo però, le soluzioni più costose non sono necessariamente le migliori.
• Non serve diventare esperti in tecnologia. Anche se sarà necessario fare un po’ di ricerca, gli strumenti migliori sono quelli costruiti e spiegati in modo chiaro e comprensibile per tutti.
• Leggete le opinioni degli altri utenti. Internet è una miniera di recensioni per prodotti e servizi di tutti i tipi, e probabilmente troverete svariate opinioni su quelli che state valutando.
• Chiedete aiuto. Affidarvi ad agenzie esterne per certi aspetti del vostro business può essere il modo più efficiente ed economico di risolvere il problema della tecnologia in azienda.
• Investire in un CRM. Se vi ritrovate in più di uno degli scenari descritti sopra, un buon software per la gestione clienti può automatizzare molti processi in un colpo solo.