Vediamo gli errori più comuni che si compiono durante la scelta del sistema ERP più adatto per l’azienda.
Ogni azienda dovrebbe possedere un sistema ERP che aiuti ad agevolare ed a velocizzare tutte le mansioni di ogni singola area produttiva, permettendo uno scambio rapido e preciso di dati utili ad analizzare in tempo reale tutto ciò che avviene all’interno dei reparti.
1) Non analizzare i processi aziendali esistenti
Inserire in un software i vari processi aziendali così come sono è uno degli errori più gravi che si possano fare: senza un’attenta analisi è molto probabile che alcuni processi sbagliati o difettosi vengano automatizzati rendendo semplicemente più veloce un processo già difettoso.
Prendersi del tempo per fare un’accurata valutazione degli attuali meccanismi produttivi dell’azienda è fondamentale per raccogliere e capire quali requisiti ERP sono necessari per implementare l’attività.
E’ consigliato quindi rivedere, ridisegnare, identificare e in caso risolvere le questioni critiche od obsolete presenti negli attuali processi. Si identificano e si affrontano così i problemi cruciali prima di spostarli su una nuova piattaforma, evitando di trasmettere una mappa produttiva inefficiente e complessa.
2) Esclusione di tutti gli utenti finali nella fase decisionale
Coinvolgere tutti i dipendenti chiave che useranno maggiormente il sistema, oltre che i dirigenti IT, garantirà il raggiungimento di una soluzione più adatta per ogni singolo reparto e farà in modo che tutti siano investiti nella ricerca e nel processo decisionale.
Un errore molto frequente è quello di chiamare in causa solo gli addetti ai lavori informatici: per rendere più fluido il percorso decisionale è raccomandata la presenza di personale responsabile di ogni reparto, che può proporre le soluzioni ed esporre i problemi che riscontrano quotidianamente.
3) Budget inadeguato per il personale IT
Sottovalutare i costi e gli investimenti riguardanti il reparto informatico è uno sbaglio molto frequente che i manager di piccole e medie imprese commettono. I costi solitamente sono composti dall’implementazione, l’aggiornamento e la manutenzione necessari per far funzionare correttamente i vari software aziendali. Oltre a ciò bisogna porre attenzione anche al personale IT, che deve essere in grado di far decollare un progetto e proporre soluzioni avendo il tempo e le risorse necessarie a disposizione.
4) Non considerare equamente i due tipi di ERP
La decisione tra le due soluzioni si deve basare sui pro e i contro di entrambi, valutando diversi fattori fondamentali: l’ERP su Cloud, per esempio, richiede pagamenti in abbonamento e una connessione internet adeguata, può essere la scelta più adatta per coloro che hanno già sperimentato aggiornamenti difficili o costi eccessivi. D’altro canto, presenta dei limiti in quanto non è personalizzabile e il cliente può dover adattare tutti i processi aziendali seguendo lo schema prefissato dal sistema, rischiando di far nascere problematiche o rallentamenti delle attività.
L’alternativa è l’ERP on premise che richiede una squadra IT dedicata e aggiornata, server e hardware interni e costi anticipati parecchio elevati. Rappresenta la soluzione per chi vuole mantenere le proprie informazioni e dati al sicuro tra le mura aziendali e per chi intende personalizzare e modellare il gestionale in base alle proprie esigenze e necessità.
5) Non includere una soluzione specifica del settore nel processo decisionale
Durante la scelta dell’ERP è bene considerare anche le piccole realtà che supportano settori specifici, ideali per chi ha esigenze specializzate in un ambito ben preciso e definito come, per esempio, quello farmaceutico.
Esse offrono solitamente la personalizzazione dell’intero software, permettendo così di trovare soluzioni mirate e veloci per ogni tipologia di reparto.
6) Considerare solo le funzionalità
Molto spesso il personale incaricato nella scelta del software viene ammagliato e sedotto dalle innumerevoli caratteristiche che alcune aziende produttrici propongono. Non sempre avere un maggior numero di funzioni significa possedere un software migliore: bisogna tenere conto anche della flessibilità, personalizzazione e la capacità di integrazione che offre, per poter rispondere al meglio alle esigenze e apportare migliorie all’interno dei processi di ogni azienda.
Ecco che questa funzionalità specifica diventa particolarmente efficace per la protezione della posta elettronica aziendale. I rischi vengono minimazzati al massimo e lo spam, il phishing e il whaling saranno un lontano ricordo.
IT&M è in grado di integrare questa soluzione in pochi e semplici passi e soprattutto in tempi brevi.
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